Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
WeSeeUs Operations UG (haftungsbeschränkt), Fischerinsel 10, 10179 Berlin
E-Mail: datenschutz@weseeus.de

2. Zweck der Verarbeitung

WeSeeUs verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung von strukturierten Peer-Review-Prozessen innerhalb von Teams. Konkret werden Daten verarbeitet, um:

  • Nutzerkonten für Customers (Teamverantwortliche) anzulegen und zu verwalten,
  • Fragebogen-Einladungen an Teilnehmer zu versenden,
  • Feedback-Berichte auf Basis ausgefüllter Fragebögen zu erstellen,
  • Feedback-PDFs zu erzeugen und per E-Mail zuzustellen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Kundendaten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3. Teilnahme an Feedbackprozessen

Im Rahmen von Feedbackprozessen werden personenbezogene Daten der teilnehmenden Personen (Participants) verarbeitet. Dabei gilt Folgendes:

  • Teilnehmende geben strukturiertes Feedback über andere Teammitglieder.
  • Aus mehreren unabhängigen Rückmeldungen entstehen mithilfe von KI-gestützten Verfahren abstrahierte Entwicklungsberichte und Teamanalysen.
  • Teilnehmende erhalten zunächst Zugriff auf ihr eigenes abstrahiertes Feedback.
  • Wenn eine teilnehmende Person einen persönlichen Nutzerzugang aktiviert, erweitert sich ihr Zugriff innerhalb des bestehenden Feedbackprozesses um lesenden Zugriff auf abstrahierte Entwicklungsberichte aller Teammitglieder dieses Prozesses sowie auf die Teamanalyse.
  • Die Person, die den Feedbackprozess initiiert und organisatorisch verwaltet (Customer/Initiator), erhält zur Durchführung des Prozesses Zugriff auf die abstrahierten Entwicklungsberichte aller Teilnehmenden und die Teamanalyse.
  • Interne Administratoren können zu Betriebs-, Support- und Sicherheitszwecken Zugriff auf personenbezogene Daten, Rohantworten und Bewertungsbeziehungen haben.
  • Customer und Teilnehmende sehen keine Rohantworten und keine Bewertungsbeziehungen.
  • Der Zugriff ist auf den jeweiligen Feedbackprozess beschränkt.

Die Verarbeitung im Rahmen von Feedbackprozessen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse besteht in der Durchführung strukturierter, anonymisierter Peer-Review-Prozesse zur Personalentwicklung innerhalb von Teams.

4. Verarbeitete Daten

Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet:

  • Customers: Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Registrierungszeitpunkt, Sprachpräferenz.
  • Teilnehmer: Name, E-Mail-Adresse, Position im Team, Sprachpräferenz, Antworten auf Peer-Review-Fragebögen, generiertes Feedback.

Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet.

5. Empfänger der Daten / Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzt WeSeeUs sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen:

  • OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) – Erstellung der KI-gestützten Feedback-Berichte und Übersetzungen aus den Fragebogen-Antworten.
  • Scaleway (Scaleway SAS, Frankreich) – Versand von System- und Feedback-E-Mails.
  • Hetzner (Hetzner Online GmbH, Deutschland) – Hosting der Anwendung und der Datenbank.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Für die Erstellung der Feedback-Berichte werden Fragebogen-Antworten an OpenAI in den USA – ein Drittland außerhalb der EU/des EWR – übermittelt. Vor der Übermittlung werden die Klarnamen der Teilnehmer durch Pseudonyme (Kennungen) ersetzt; die Zuordnung zu den echten Namen erfolgt ausschließlich lokal nach der Verarbeitung. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und, soweit der Anbieter zertifiziert ist, des EU-US Data Privacy Framework. Die übrigen Auftragsverarbeiter (Scaleway, Hetzner) verarbeiten die Daten innerhalb der EU.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gespeichert, solange das Konto aktiv ist oder der Verarbeitungszweck besteht. Nach Konto-Löschung oder Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Daten automatisch anonymisiert oder gelöscht:

  • Inaktive Teams werden nach 180 Tagen anonymisiert.
  • Daten werden nach 365 Tagen dauerhaft gelöscht.
  • Eine Konto-Löschung kann jederzeit beantragt werden und wird innerhalb von 14 Tagen vollzogen.

8. Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

9. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
datenschutz@weseeus.de