Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
WeSeeUs Operations UG (haftungsbeschränkt), Fischerinsel 10, 10179 Berlin
E-Mail: datenschutz@weseeus.de

2. Zweck der Verarbeitung

WeSeeUs verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung von strukturierten Peer-Review-Prozessen innerhalb von Teams. Konkret werden Daten verarbeitet, um:

• Nutzerkonten für Customers (Teamverantwortliche) anzulegen und zu verwalten,
• Fragebogen-Einladungen an Teilnehmer zu versenden,
• Feedback-Berichte auf Basis ausgefüllter Fragebögen zu erstellen,
• Feedback-PDFs zu erzeugen und per E-Mail zuzustellen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Kundendaten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3. Teilnahme an Feedbackprozessen

Im Rahmen von Feedbackprozessen werden personenbezogene Daten der teilnehmenden Personen (Participants) verarbeitet. Dabei gilt Folgendes:

• Teilnehmende geben strukturiertes Feedback über andere Teammitglieder.
• Aus mehreren unabhängigen Rückmeldungen entstehen mithilfe von KI-gestützten Verfahren abstrahierte Entwicklungsberichte und Teamanalysen.
• Teilnehmende erhalten zunächst Zugriff auf ihr eigenes abstrahiertes Feedback.
• Wenn eine teilnehmende Person einen persönlichen Nutzerzugang aktiviert, erweitert sich ihr Zugriff innerhalb des bestehenden Feedbackprozesses um lesenden Zugriff auf abstrahierte Entwicklungsberichte aller Teammitglieder dieses Prozesses sowie auf die Teamanalyse.
• Die Person, die den Feedbackprozess initiiert und organisatorisch verwaltet (Customer/Initiator), erhält zur Durchführung des Prozesses Zugriff auf die abstrahierten Entwicklungsberichte aller Teilnehmenden und die Teamanalyse.
• Interne Administratoren können zu Betriebs-, Support- und Sicherheitszwecken Zugriff auf personenbezogene Daten, Rohantworten und Bewertungsbeziehungen haben.
• Customer und Teilnehmende sehen keine Rohantworten und keine Bewertungsbeziehungen.
• Der Zugriff ist auf den jeweiligen Feedbackprozess beschränkt.

Die Verarbeitung im Rahmen von Feedbackprozessen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse besteht in der Durchführung strukturierter, anonymisierter Peer-Review-Prozesse zur Personalentwicklung innerhalb von Teams.

4. Verarbeitete Daten

Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet:

• Customers: Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Registrierungszeitpunkt, Sprachpräferenz.
• Teilnehmer: Name, E-Mail-Adresse, Position im Team, Sprachpräferenz, Antworten auf Peer-Review-Fragebögen, generiertes Feedback.

Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet.

5. Empfänger der Daten / Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzt WeSeeUs sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen:

• IONOS (IONOS SE, Deutschland) – Hosting der Anwendung und der Datenbank.
• Scaleway (Scaleway SAS, Frankreich) – Betrieb der KI-Modelle zur Erstellung der Feedback-Berichte und Übersetzungen aus den Fragebogen-Antworten sowie Versand von System- und Feedback-E-Mails.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. Alle von WeSeeUs eingesetzten Auftragsverarbeiter verarbeiten die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland und Frankreich. Vor der Verarbeitung der Fragebogen-Antworten durch die KI-Modelle werden die Klarnamen der Teilnehmer durch Pseudonyme (Kennungen) ersetzt; die Zuordnung zu den echten Namen erfolgt ausschließlich lokal nach der Verarbeitung.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gespeichert, solange das Konto aktiv ist oder der Verarbeitungszweck besteht. Nach Konto-Löschung oder Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Daten automatisch anonymisiert oder gelöscht:

• Inaktive Teams werden nach 180 Tagen anonymisiert.
• Daten werden nach 365 Tagen dauerhaft gelöscht.
• Eine Konto-Löschung kann jederzeit beantragt werden und wird innerhalb von 14 Tagen vollzogen.

8. Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

9. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
datenschutz@weseeus.de