Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) est :
WeSeeUs Operations UG (haftungsbeschränkt), Fischerinsel 10, 10179 Berlin
E-mail : datenschutz@weseeus.de

2. Finalité du traitement

WeSeeUs traite des données à caractère personnel exclusivement aux fins de la réalisation de processus d'évaluation par les pairs au sein d'équipes. Plus précisément, les données sont traitées pour :

  • créer et gérer des comptes utilisateurs pour les clients (responsables d'équipe),
  • envoyer des invitations à des questionnaires aux participants,
  • générer des rapports de feedback sur la base des questionnaires remplis,
  • produire des PDF de feedback et les transmettre par e-mail.

Base juridique pour le traitement des données clients : art. 6, par. 1, point b) RGPD (exécution d'un contrat).

3. Participation aux processus de feedback

Des données à caractère personnel des personnes participantes sont traitées dans le cadre des processus de feedback. Les points suivants s'appliquent :

  • Les participants fournissent un feedback structuré sur les autres membres de l'équipe.
  • À partir de plusieurs retours indépendants, des procédés assistés par intelligence artificielle génèrent des rapports de développement et des analyses d'équipe abstraits.
  • Les participants ont initialement accès uniquement à leur propre feedback abstrait.
  • Lorsqu'un participant active un compte utilisateur personnel, son accès dans le cadre du processus de feedback existant est étendu à un accès en lecture seule aux rapports de développement abstraits de tous les membres de l'équipe dans le cadre de ce processus, ainsi qu'à l'analyse d'équipe.
  • La personne qui initie et administre le processus de feedback (client/initiateur) a accès, pour les besoins du processus, aux rapports de développement abstraits de tous les participants et à l'analyse d'équipe.
  • Les administrateurs internes peuvent avoir accès à des données à caractère personnel, à des réponses brutes et à des relations d'évaluation à des fins opérationnelles, de support et de sécurité.
  • Les clients et les participants n'ont pas accès aux réponses brutes ni aux relations d'évaluation.
  • L'accès est limité au processus de feedback concerné.

Le traitement dans le cadre des processus de feedback est effectué sur la base de l'art. 6, par. 1, point f) RGPD (intérêt légitime). L'intérêt légitime réside dans la réalisation de processus d'évaluation par les pairs, structurés et anonymisés, au service du développement du personnel au sein des équipes.

4. Catégories de données traitées

Les catégories suivantes de données à caractère personnel sont traitées :

  • Clients : nom, adresse e-mail, mot de passe chiffré, horodatage d'inscription, préférence de langue.
  • Participants : nom, adresse e-mail, poste au sein de l'équipe, préférence de langue, réponses aux questionnaires d'évaluation par les pairs, feedback généré.

Aucune catégorie particulière de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 RGPD n'est traitée.

5. Destinataires des données / sous-traitants

Pour fournir le service, WeSeeUs fait appel à des sous-traitants soigneusement sélectionnés, avec lesquels des contrats de sous-traitance au sens de l'art. 28 RGPD ont été conclus :

  • OpenAI (OpenAI, L.L.C., États-Unis) – génération des rapports de feedback assistés par IA et des traductions à partir des réponses aux questionnaires.
  • Scaleway (Scaleway SAS, France) – envoi des e-mails système et de feedback.
  • Hetzner (Hetzner Online GmbH, Allemagne) – hébergement de l'application et de la base de données.

Aucune donnée à caractère personnel n'est vendue ni transmise à des fins publicitaires.

6. Transfert vers des pays tiers

Pour générer les rapports de feedback, les réponses aux questionnaires sont transférées à OpenAI aux États-Unis – pays tiers hors UE/EEE. Avant le transfert, les noms réels des participants sont remplacés par des pseudonymes (identifiants) ; la ré-association aux noms réels s'effectue exclusivement en local après le traitement. Le transfert repose sur les clauses contractuelles types de l'UE (art. 46 RGPD) et, lorsque le prestataire est certifié, sur le Data Privacy Framework UE–États-Unis. Les autres sous-traitants (Scaleway, Hetzner) traitent les données au sein de l'UE.

7. Durée de conservation

Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que le compte est actif ou que la finalité du traitement subsiste. Après la suppression du compte ou l'expiration du délai de conservation, les données sont automatiquement anonymisées ou supprimées :

  • Les équipes inactives sont anonymisées après 180 jours.
  • Les données sont définitivement supprimées après 365 jours.
  • La suppression d'un compte peut être demandée à tout moment et sera effectuée dans un délai de 14 jours.

8. Droits des personnes concernées

Vous avez le droit à :

  • l'accès aux données enregistrées (art. 15 RGPD)
  • la rectification des données inexactes (art. 16 RGPD)
  • l'effacement de vos données (art. 17 RGPD)
  • la limitation du traitement (art. 18 RGPD)
  • la portabilité des données (art. 20 RGPD)
  • l'opposition au traitement (art. 21 RGPD)
  • l'introduction d'une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (art. 77 RGPD)

9. Contact

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, veuillez contacter :
datenschutz@weseeus.de